Koj puas yuav tsum sau ntawv zoo, tsis muaj ntawv tshaj lij? Cov ntawv lag luam feem ntau ua raws qhov kev teeb tsa, yooj yim-rau-kawm hom ntawv uas koj tuaj yeem thov rau txhua hom ntsiab lus. Cov ntawv lag luam yuav tsum muaj hnub tim, tus xa thiab cov ntaub ntawv tau txais, thiab ob peb nqe lus ntawm lub cev. Ua raws cov theem hauv qab no thiab hloov kho raws li koj lub tuam txhab cov qauv.
Kauj ruam
Ntu 1 ntawm 4: Pib Tsab Ntawv
Kauj Ruam 1. Paub hom ntawv
Xijpeem cov ntsiab lus ntawm koj tsab ntawv, muaj qee cov qauv kev lag luam nthuav qhia kom ua raws. Cov ntawv lag luam yuav tsum raug ntaus thiab sau ua tus tsiaj ntawv zoo ib yam, xws li Arial lossis Times New Roman. Siv thaiv kab lus. Ntawd yog, koj pib nqe lus tshiab los ntawm nias Enter ob zaug. Hauv cov kab lus thaiv, tsis txhob ua thawj kab nkag.
- Siv lub npoo 2.54 cm ntawm txhua sab.
- Cov ntawv lag luam xa los ntawm email yuav tsum tau sau ua ib qho font. Tsis txhob siv cov ntawv sau lossis xim uas tsis yog xim dub thiab dawb hauv email lag luam.
Kauj Ruam 2. Xaiv hom ntawv zoo
Cov ntawv yuav tsum luam tawm ntawm daim ntawv A4 ntsuas 21 x 29.7 cm lossis A4s ntsuas 21.5 x 29.7 cm. Ob peb tsab ntawv ntev lossis ntawv cog lus tuaj yeem luam tawm ntawm daim ntawv F4 lossis 21 x 33 cm Folio.
Yog tias tsab ntawv yuav raug xa los ntawm kev xa ntawv, txiav txim siab luam tawm nws ntawm lub tuam txhab tsab ntawv. Kev siv cov ntawv sau yuav txhawb kev tshaj lij thiab muab lub tuam txhab lub logo thiab cov ntaub ntawv tiv toj
Kauj Ruam 3. Suav nrog cov ntaub ntawv hais txog koj lub tuam txhab
Ntaus lub npe thiab chaw nyob ntawm lub tuam txhab, thiab siv kab tshiab los cim txhua feem ntawm qhov chaw nyob. Yog tias koj yog tus kheej ua haujlwm lossis tus neeg cog lus ywj pheej, muab koj lub npe tso rau ntawm lub tuam txhab npe, lossis siab dua koj lub tuam txhab npe
- Yog tias koj lub tuam txhab twb muaj daim ntawv sau npe, koj tuaj yeem siv nws tsis txhob sau lub tuam txhab npe thiab chaw nyob.
- Yog tias qhov chaw nyob yuav tsum tau ntaus, nws yuav tsum ua kom haum rau sab xis lossis sab laug ntawm sab saum toj ntawm nplooj ntawv, nyob ntawm koj nyiam thiab qhov ntawm lub tuam txhab.
- Yog tias tsab ntawv raug xa mus txawv teb chaws, ntaus lub npe ntawm koj lub tebchaws hauv cov tsiaj ntawv loj.
Kauj Ruam 4. Sau hnub tim
Sau tag nrho hnub tim yog qhov kev xaiv tshaj plaws. Piv txwv li, sau "Plaub Hlis 1, 2012". Hnub yuav tsum tau sab laug ua ke, ob peb kab lus saum tus neeg txais cov ntaub ntawv.
Yog tias koj tab tom sau tsab ntawv ntau hnub, siv hnub tim uas koj ua tiav nws
Kauj Ruam 5. Ntxiv cov neeg txais xov xwm
Sau tus neeg txais cov ntaub ntawv raws li hauv qab no: lub npe tag nrho, lub npe (yog tias muaj), lub tuam txhab npe, thiab chaw nyob. Siv kab tshiab rau txhua daim ntaub ntawv. Yog tias tsim nyog, suav nrog tus lej siv. Cov neeg txais cov ntaub ntawv yuav tsum tau sab laug ua ke, ob peb kab hauv qab hnub tim.
Peb pom zoo kom koj hais tsab ntawv mus rau ib tus neeg tshwj xeeb. Txoj kev no, tus neeg txhawj xeeb yuav tuaj yeem teb rau koj tsab ntawv. Yog tias koj tsis paub lub npe ntawm tus neeg koj tab tom hais, ua kev tshawb fawb me ntsis. Hu rau tus neeg txais lub tuam txhab tus xov tooj rau lawv lub npe thiab npe
Kauj Ruam 6. Xaiv kev tos txais
Kev txais tos yog qhov taw qhia tseem ceeb ntawm kev hwm, thiab kev txais tos koj siv yuav nyob ntawm tus neeg tau txais nws, seb koj puas paub tus neeg txais kev pab zoo, thiab tseem yuav hais txog kev sib raug zoo nrog lawv li cas. Xav txog cov kev xaiv hauv qab no:
- Siv "Rau leej twg nws yuav txhawj xeeb", tsuas yog koj tsis paub meej tias koj hais rau leej twg.
- Yog tias koj tsis paub tus neeg txais, "Nyob Zoo Sir/Madam" yog qhov kev nyab xeeb.
- Koj kuj tseem tuaj yeem siv tus neeg txais lub npe thiab lub npe, piv txwv li, "Nyob zoo Dr. Dewi Sari".
- Yog tias koj paub tus neeg txais khoom zoo thiab muaj kev sib raug zoo nrog tus neeg tau txais kev pab, koj yuav txiav txim siab siv lub npe qub, piv txwv li, "Nyob Zoo Susan."
- Yog tias koj tsis paub meej tias tus neeg tau txais kev pab yog leej twg, sau lub npe tag nrho, piv txwv li, "Nyob Zoo Kris Damanik"
- Tsis txhob hnov qab muab tus lej cim tom qab tos txais lossis cim tus cim yog tias koj siv "Rau leej twg nws yuav txhawj xeeb"
Ntu 2 ntawm 4: Sau Lub Cev Ntawm Tsab Ntawv
Kauj Ruam 1. Siv txoj kev sau zoo
Raws li cov lus paj lug, sijhawm yog nyiaj, thiab feem ntau cov neeg lag luam tsis nyiam nkim sijhawm. Yog li ntawd, koj li kev sau ntawv yuav tsum yog qhov tseeb thiab muaj txuj ci. Teem koj tsab ntawv kom nws nyeem tau sai, ncaj rau lub ntsiab lus thiab tsuas yog suav nrog cov lus luv luv ntawm tus kheej hauv thawj kab lus. Piv txwv li, koj tuaj yeem pib nrog "Hais txog …" thiab txuas ntxiv los ntawm qhov ntawd.
- Tsis txhob xav ntau dhau txog kev hloov pauv zoo, cov lus nyuaj, lossis ntev, cov kab lus tsim txom. Lub hom phiaj ntawm koj tsab ntawv yog los tham txog yam yuav tsum tau hais sai thiab kom meej meej li sai tau.
- Siv lub suab ntxias. Feem ntau yuav yog lub hom phiaj ntawm koj tsab ntawv yog yaum kom tus nyeem ntawv ua qee yam, xws li hloov lawv lub siab, daws teeb meem, xa nyiaj, lossis nqis tes ua. Yog li, qhia koj qhov kev thov thiab vim li cas hauv lub suab zoo.
Kauj Ruam 2. Siv tus kheej lub npe
Kev siv lub npe "Kuv", "peb", thiab "koj" hauv cov ntawv lag luam yog qhov ua tau zoo. Qhia koj tus kheej li "kuv" thiab tus nyeem ntawv zoo li "koj".
Ceev faj yog tias koj tab tom sau tsab ntawv sawv cev ntawm ib lub koom haum. Yog tias koj tab tom sim nthuav qhia lub tuam txhab cov kev xav, koj yuav tsum siv "peb" yog li cov neeg nyeem paub tias lub tuam txhab nyob tom qab koj cov lus. Yog tias koj tab tom qhia koj tus kheej kev xav, siv "Kuv"
Kauj Ruam 3. Sau kom meej thiab meej
Xyuas kom tus nyeem ntawv nkag siab qhov koj tab tom sau tiag. Cov neeg nyeem yuav tsuas teb sai yog tias lub hom phiaj ntawm koj tsab ntawv yog qhov tseeb. Tshwj xeeb, yog tias muaj qhov tshwm sim lossis kev nqis tes koj xav kom tus nyeem ntawv ua thaum tau txais tsab ntawv, ua kom meej. Piav koj txoj haujlwm hauv ob peb lo lus ntau li ntau tau.
Kauj Ruam 4. Siv cov kab lus nquag
Thaum piav qhia qhov xwm txheej lossis thov, nco ntsoov tias koj xaiv lub suab nquag, tsis yog lub suab passive. Lub suab tsis zoo yuav ua rau koj sau ntawv tsis meej lossis dav. Ib qho ntxiv, cov kab lus nquag muaj txiaj ntsig zoo dua thiab ncaj rau lub hauv paus ntawm qhov teeb meem. Piv txwv li:
- Passive: Cov looj tsom iav dub tsis tau tsim lossis tsim tawm nrog kev nyob ruaj hauv siab.
- Ua haujlwm: Koj lub tuam txhab tsim qauv thiab tsim cov tsom iav dub tsis hais txog lawv lub sijhawm ntev,
Kauj Ruam 5. Siv cov lus sib tham yog nws xav tias tsim nyog
Cov ntawv tau sau los ntawm thiab rau tib neeg. Tsis txhob luam cov ntawv thaum twg ua tau. Koj tsis tuaj yeem tsim kev sib raug zoo los ntawm kev luam cov ntawv txheem. Txawm li cas los xij, tsis txhob siv cov lus tsis raug lossis lus slang, xws li "koj paub," "Kuv txhais tau tias," lossis "xav tau." Siv cov qauv ntawm kev sau ib tsab ntawv lag luam, tab sis sau cov lus uas yog tus phooj ywg thiab paub cai.
- Yog tias koj paub tus neeg tau txais txiaj ntsig zoo, koj tuaj yeem ntxiv ib-kab lus tos txais.
- Siv koj qhov kev paub los txiav txim siab ntau npaum li cas tus neeg tsab ntawv yuav nthuav tawm. Qee zaum kev lom zem me ntsis tuaj yeem pab ntawm qib kev lag luam, tab sis xav ua tib zoo ua ntej siv nws.
Kauj Ruam 6. Nyob zoo
Txawm hais tias koj xa tsab ntawv tsis txaus siab lossis tsis txaus siab, koj tseem tuaj yeem hais lus zoo. Xav txog tus neeg txais txoj haujlwm thiab muab kev pab ntau npaum li koj tuaj yeem ua tau kom haum rau qhov xwm txheej.
Ib qho piv txwv ntawm qhov tsis txaus siab tsis txaus ntseeg: "Kuv xav tias koj lub looj tsom iav dub nqus thiab kuv yuav tsis yuav koj cov khoom ntxiv". Ib qho piv txwv ntawm kev tsis txaus siab yuav yog: "Kuv poob siab nrog kev tsim koj lub looj tsom iav dub, yav tom ntej kuv npaj yuav yuav lwm lub iav looj tsom iav"
Kauj Ruam 7. Siv daim ntawv "thib ob" rau nplooj ntawv ntxiv
Cov ntawv lag luam feem ntau yog cov ntawv txaus kom haum rau ntawm ib nplooj ntawv. Txawm li cas los xij, yog tias koj yuav tsum sau tsab ntawv ntev dua, xws li daim ntawv cog lus lossis kev txiav txim plaub ntug, yuav xav tau cov nplooj ntawv ntxiv. Siv daim ntawv "thib ob", uas feem ntau muaj qhov chaw nyob luv thiab ua los ntawm tib hom ntawv zoo li lub taub hau loj.
Suav nrog tus lej nplooj ntawm nplooj ntawv thib ob thiab tom ntej, nyob rau sab saum toj ntawm nplooj ntawv. Koj kuj yuav tsum suav nrog tus neeg tau txais lub npe thiab hnub tim
Kauj Ruam 8. Xaus koj tsab ntawv
Hauv kab lus kawg, suav nrog koj cov ntsiab lus thiab sau kab lus uas koj yuav ua lossis qhov koj xav tau los ntawm tus neeg txais. Nco ntsoov tias tus neeg txais yuav tiv tauj koj nrog cov lus nug lossis kev txhawj xeeb txog tsab ntawv, tom qab ntawd ua tsaug rau lawv rau siab rau tsab ntawv koj xa tuaj.
Ntu 3 ntawm 4: Kaw Tsab Ntawv
Kauj Ruam 1. Xaiv qhov kaw tos txais
Kev tos txais kaw, zoo li qhib kev tos txais, yog qhov qhia txog kev hwm thiab kev ua haujlwm. "Ua tsaug" lossis "Ua tsaug" yog qhov kev nyab xeeb kaw zoo tshaj plaws. Koj kuj tseem yuav txiav txim siab "Hais txog qhov zoo tshaj", lossis "Nyob Zoo". Kev tos txais uas tsis yog ib qho tseem ceeb tab sis tseem muaj lub suab zoo yog "Txais tos kev ua tiav", "Txais tos", thiab "Ua tsaug". Siv tus lej cim tom qab kaw tos txais.
Kauj Ruam 2. Muab koj kos npe
Cia plaub kab dawb paug rau koj kos npe. Kos npe tom qab tsab ntawv tau luam tawm, lossis yog tias koj xa nws los ntawm email, luam theej duab ntawm koj kos npe thiab muab nws tso rau hauv ntu kos npe. Kev xaiv tus lej rau kos npe yog xiav lossis dub.
Yog tias koj tab tom kos npe rau ib tus neeg sawv cev, sau "pp:" ua ntej koj kos npe. "pp" sawv cev rau ib tus txheej txheem, uas txhais tau tias "tus sawv cev" lossis "sawv cev ntawm"
Kauj Ruam 3. Sau koj lub npe thiab cov ntaub ntawv tiv toj los ntawm kev ntaus ntawv
Hauv qab koj kos npe, suav nrog koj cov ntaub ntawv suav nrog koj lub npe, npe, tus lej xov tooj, email chaw nyob, thiab lwm txoj hauv kev tsim nyog rau kev sib cuag. Siv kab tshiab rau txhua hom ntaub ntawv.
Kauj Ruam 4. Ntxiv tus ntaus ntawv lub npe pib
Yog tias tus neeg sau tsab ntawv thiab tus sau yog tus neeg sib txawv, koj yuav tsum ntxiv tus ntaus cim lub npe qis dua hauv qab qhov kos npe. Qee zaum, cov npe pib ntawm tus sau ntawm tsab ntawv kuj suav nrog. Yog li, leej twg ua haujlwm ntawm tsab ntawv yuav pom meej.
- Yog tias koj suav nrog tsuas yog tus ntaus ntawv lub npe, sau lawv hauv cov ntawv me, piv txwv li, mj.
- Yog tias koj tseem suav nrog tus sau lub npe, sau lawv nrog cov ntawv loj nrog tus ntaus ntawv lub npe ua tus tsiaj ntawv qis, piv txwv li, RW: mj. Lwm yam ntxiv ntxiv qhov sib npaug ntawm qhov pib, xws li, RW/mj.
Kauj Ruam 5. Suav nrog cov ntaub ntawv txuas
Yog tias koj txuas cov ntaub ntawv ntxiv rau tus neeg tau txais kev tshuaj xyuas, sau tseg ob peb kab hauv qab cov ntaub ntawv tiv toj hais qhia tus lej thiab hom ntaub ntawv txuas nrog. Piv txwv li, sau: "Cov ntawv txuas ntxiv (2): rov pib dua, phau ntawv qhia." Lossis, hauv cov qauv ib txwm, sau cov lus piav qhia txuas rau saum toj ntawm tsab ntawv, hauv qab hnub tim.
Koj tseem tuaj yeem sau luv "Attachment" nrog "Teeb."
Kauj Ruam 6. Muab daim ntawv theej ntawm cov ntaub ntawv
Yog tias koj xa daim ntawv theej rau lwm tus, koj yuav tsum suav nrog qhov no hauv tsab ntawv. Qhov no tau hais los ntawm kev ntaus "cc:" lossis "Luam" hauv kab "Attachment" kab, ua ke nrog lub npe thiab lub npe ntawm tus neeg tau txais daim ntawv theej ("cc" sawv cev rau kev ua siab zoo, tab sis yav dhau los nws txhais tau tias yog daim ntawv carbon cov ntawv tseem raug ntaus rau ntawm lub tshuab ntaus ntawv thiab theej nrog cov ntawv carbon).
- Piv txwv li, sau: “cc: Mari Santi, Tus Lwm Thawj Coj ntawm Kev Lag Luam”
- Yog tias koj ntxiv ntau dua ib lub npe, kho lub npe thib ob nyob hauv thawj, tab sis tsis muaj "cc:"
Ntu 4 ntawm 4: Ua Daim Ntawv Teev Npe
Kauj Ruam 1. Kho kom raug
Kev nthuav qhia yog lub hauv paus tseem ceeb ntawm kev tshaj lij. Ua kom ntseeg tau tias tus neeg txais tuaj yeem yooj yim pom koj yog tus muaj peev xwm thiab muaj lub luag haujlwm los ntawm kev kho koj tsab ntawv thiab tshuaj xyuas qhov ua yuam kev. Siv tus ntsuas kab lus hauv koj cov lus tsim, tab sis tsis txhob hnov qab nyeem nws kom zoo ua ntej xa.
- Nug koj tus kheej, tsab ntawv puas meej thiab meej? Puas muaj kab lus ntev dua 3-4 kab lus? Yog tias yog, txiav txim siab seb koj puas tuaj yeem tshem tawm cov lus tsis tsim nyog.
- Yog tias tsab ntawv tseem ceeb heev, tej zaum koj yuav tsum muaj phooj ywg lossis phooj ywg ua haujlwm nyeem nws. Qee zaum lwm tus neeg tuaj yeem pab pom cov lus tsis raug lossis txawv txawv uas koj yuav tsis paub txog.
Kauj Ruam 2. Tsis txhob tuav cov nplooj ntawv ua ke nrog lub stapler
Yog tias koj tsab ntawv muaj ntau nplooj ntawv, yuav tsum tsis txhob siv lub tshuab luam ntawv. Yog tias koj xav kom ntseeg tau tias cov nplooj ntawv nyob rau hauv kev txiav txim siab, kaw lawv ua ke nrog daim ntawv txiav plaub hau nyob rau ntawm kaum sab laug.
Kauj Ruam 3. Xa
Yog tias koj xa tsab ntawv tuaj rau hauv ntawv, siv lub hnab ntawv ua lag luam. Yog tias muaj, siv lub hnab ntawv nrog koj lub tuam txhab logo. Sau qhov chaw nyob xa rov qab thiab chaw nyob tus neeg tau txais kev pab kom zoo. Qhib tsab ntawv thib peb kom tus neeg txais tau nthuav tawm sab saum toj ua ntej qhib hauv qab. Nco ntsoov tias koj lo nyiaj ntau txaus, tom qab ntawv xa nws mus.
- Yog tias koj xav tias koj cov ntawv sau tsis zoo thiab tsis phim koj li tus neeg tshaj lij, ntaus qhov chaw nyob hauv koj lo lus tsim thiab luam tawm ntawm lub hnab ntawv.
- Yog tias tsab ntawv nrawm thiab/lossis nrawm, txiav txim siab xa nws los ntawm kev xa ntawv.
- Yog tias koj xav xa nws ntawm email, xub hloov nws mus rau HTML lossis khaws nws ua PDF yog li cov ntawv tsis hloov pauv. Txawm li cas los xij, nws yuav zoo yog tias tsab ntawv tau xa mus rau lub cev.
Lub tswv yim
- Siv tus cwj mem zoo kos npe rau ntawv.
- Teb rau cov ntawv sai. Yog tias koj tsis tuaj yeem teb tsis pub dhau ib lub lim tiam, xa mus rau tus neeg txais thiab qhia nws thaum nws tuaj yeem tos koj cov lus teb.
- Qhia qhov zoo. Tham txog yam koj tuaj yeem ua, tsis yog yam koj ua tsis tau. Piv txwv li, yog tias cov khoom tsis nyob hauv Tshuag, tsis txhob qhia rau tus neeg siv khoom tias koj tsis tuaj yeem ua tiav lawv daim ntawv xaj. Hloov chaw, hais tias cov khoom lag luam nrov heev thiab tau muag tawm. Tom qab ntawd qhia lawv thaum koj tuaj yeem ua tiav lawv daim ntawv xaj.
-
Yog tias koj tab tom sau tsab ntawv nyuaj, sau kab ntawv ua ntej.
- Sau txhua lub ncauj lus koj xav npog, tsis tas yuav xav txog qhov kev txiav txim.
- Rau txhua lub ncauj lus, sau cov lus tseem ceeb, piv txwv, kev sib cav, thiab qhov tseeb.
- Nco tseg qhov cuam tshuam ntawm txhua lub ncauj lus ntawm cov npe rau lub hom phiaj thiab tus neeg tau txais tsab ntawv.
- Pov tseg cov khoom uas tsis xav tau.
- Txheeb cov ntaub ntawv hauv qhov kev txiav txim uas zoo tshaj plaws rau tus nyeem ntawv.
Ceeb toom
- Tsis txhob siv lus npliag. Kev qhuas ua siab dawb yog qhov siv tau, tab sis kev qhuas ntau dhau txhais tau tias tom haujlwm, koj vam khom rau kev qhuas, tsis muaj peev xwm ua tau.
- Tsis txhob siv cov lus tsis zoo los yog lus thawb. Nco ntsoov, koj tab tom kho lossis pib ua lag luam kev sib raug zoo los ntawm tsab ntawv no.
